Zanim kierowca wyjedzie w trasę, sprawdź:
- czy posiada wszystkie wymagane dokumenty (wypis z licencji, prawo jazdy, kartę kierowcy, wykresówki z ostatnicj 28 dni, zaświadczenie o nieprowadzeniu pojazdu, ewentualnie dowód rejestracyjny, potwierdzienie opłacenia OC, wymagane dokumenty dotyczące płacy minimalnej na terenie innych krajów), oprócz tego upewnij się, że wszystkie dokumenty są aktualne.
- termin legalizacji tachografu,
- upewnij się czy dane z ostatnich 28 dni o aktywności kierowcy są kompletne, czy robi odręczne zapisy na wydruku, wykresówce, wpisy manualne, ewentualnie czy wystawione zostały zaświadczenia o nieprowadzeniu. Między tymi danymi nie może być żadnych nieudokumentowanych przerw,
- zaopatrz kierowcę w odpowiednią ilość papieru do tachografu cyfrowego lub czystych wykresówek do analogowego rejestratora.
Okresowe czynności - najlepiej co 2 tygodnie:
- pobrać wykresówki starsze niz 28 dni,
- upewnić się czy zachowana jest ciągłość danych,
- wykresówki powinne być prawidłowo opisane : zawierać imię, nazwisko kierowcy, miejsce i data rozpoczęcia i zakończenia pracy, numer rejestracyjny samochodu, którym porusza się kierowca, stan początkowy i końcowy licznika kilometrów. Jeśli kierowca w między czasie zmienia pojazdy, powinien na tej samej wykresówce dokonać stosownej adnotacji.
Wykresówka powinna zawierać odręczne wpisy aktywności, jeśli kierowca oddalił sie od pojazdu i wyjmował na ten czas wykresówkę, informację o ewentualnych awariach tachografu i opisy odręczne, jeśli miały miejsce odstępstwa przewidziane w art.12 rozporzadzenia 561 lub wytycznej nr 3 do rozporzadzenia. Pod każdym z opisów powinien być czytelny podpis kierowcy.
- pobrać wydruki i sprawdzić czy zawierają odręczne zapisy o ewentualnych awariach tachografu i opisy odręczne, jeśli miały miejsce odstępstwa przewidziane w art.12 rozporzadzenia 561 lub wytycznej, nr 3 do rozporzadzenia. Pod każdym z opisów powinien być czytelny podpis kierowcy.
- pobrac dokumenty potrzebne do rozliczenia podróży służbowej,
- upewnić się czy nie było okresów jazdy bez karty. Jeśli tak, należy wszcząć procedurę wyjaśniającą,
- sprawdzić czy pojawiły sie nieuzasadnione wylogowania karty i ewentualnie ustalić przyczyny tych sytuacji,
- sprawdzić czy w pojeździe nie była używana karta innego kierowcy.
Po zakończeniu jazdy kierowcy i przed oddaleniem się od miejsca pracy :
- jeśli w tachografie jest włożona karta lub wykresówka należy upewnić się czy został ustawiony odpoczynek,
- w przypadku dłuższej nieobecności ( np. L4, urlop) należy sprawdzić czy kierowwca nie pozostawił w tachografie swojej karty lub wykresówki,
- zrobić odczyt karty kierowcy,
- odebrać od kierowcy wszystkie dokumenty związane z przewozami i czasem pracy.
Po dłuższej nieobecności kierowcy należy:
- pobrać dane z karty kierowcy,
- odebrać od kierowcy oświadczenie o wykonywaniu lub niewykonywaniu pracy na rzecz innego pracodawcy.
W przypadku zakończenia współpracy z kierowcą:
- koniecznie pobrać dane z jego karty oraz wykresówki ( tu kierowca ma prawo rządac kopii wykresówek).
Kiedy kierowca odchodzi z pracy należy pobrać dane z jego karty kierowcy. Zdarza sie, że kierowca unika udostępnienia swojej karty.
W takich sytuacjach należy wezwać kierowcę na piśmie do udostępnienia danych z jego karty. Jeśli w dalszym ciagu kierowca nie udostepni danych należy powiadomic policje.
źródła:
ustawa z dnia 6 września 2011 r. o transporcie drogowym,
ustawa z dnia 16 kwietnia 2004r. o czasie pracy kierowców,
rozporządzenie nr 561/2006
rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 23 sierpnia 2007r. w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warónków przechowywania tych danych.