Automatyczne rozliczanie delegacji oraz ryczałtów za nocleg

Zapraszamy do lektury artykułu Kamila Korbuszewskiego – Kierownika Sprzedaży GBOX.

Delegacje i ryczałty za nocleg kierowcy w transporcie drogowym – to nie obszar na własne interpretacje

Spośród wielu aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa transportowego, tematyka związana z rozliczaniem czasu pracy, naliczania wynagrodzeń i w szczególności rozliczania delegacji i ryczałtów za nocleg kierowcy jest mocno regulowana aktami prawnymi. Szereg zapisów w Ustawie z dn. 16.04.2004 o Czasie Pracy Kierowcy, w Rozporządzeniu 167 z dn. 29.01.2013, a także wyroki Sądu Najwyższego dają wykładnię tego, w jaki sposób należy rozliczać delegację oraz ryczałty za nocleg kierowcy. Nie ma tu miejsca na własną interpretację. Wiele firm posiada wykwalifikowanych pracowników, którzy ręcznie lub wspierając się dedykowanym oprogramowaniem spędzają miesięcznie dziesiątki godzin na żmudnym procesie rozliczania pracowników, weryfikując dokumenty dostarczane przez kierowców.

Zagrożenia związane z rozliczaniem delegacji i ryczałtów za nocleg kierowców

Większość prac wykonywanych przez człowieka obarczona jest ryzykiem popełniania błędu. Mogą one być świadome bądź nie. Jednak bez względu na genezę ich powstawania bardzo często niosą za sobą wymierne skutki finansowe dla przedsiębiorstwa. Potencjalne nadużycia przy rozliczaniu delegacji to:

  • diety i/lub ryczałty za nocleg kierowcy wypłacone w nieodpowiedniej wysokości.
  • diety i/lub ryczałty za nocleg kierowcy nie wypłacone.
  • błędnie naliczone wynagrodzenie w ramach płacy minimalnej (która to zaczyna obejmować kolejne kraje).

Powyższe błędy mogą skutkować:

  • zawyżonymi stawkami ryczałtów i diet.
  • roszczeniami kierowców z tytułu niezapłaconych należności,
  • kontrolami służb, co może doprowadzić do nakładania mandatów i kar administracyjnych
  • postępowaniami sądowymi, które mogą trwać miesiące, a niekiedy lata.

Automatyzacja procesu rozliczenia delegacji jest możliwa

Automatyzacja procesu rozliczenia delegacji oraz weryfikacja miejsc noclegów na potrzeby ryczałtów to fakt. System telematyczny GBOX® Assist zbiera, przetwarza i analizuje dane o pojeździe, a następnie kompletne dane m.in. o przekraczanych granicach przesyła w sposób automatyczny do oprogramowania 4Trans®, dzięki którym program automatycznie tworzy delegacje. Dzięki integracji systemu telematycznego GBOX® oraz GBOX® Assist, z oprogramowaniem 4Trans (moduł Rozliczenia) przedsiębiorcy wykorzystujący w swojej działalności transport drogowy i zatrudniający kierowców uzyskują pełną automatyzację procesu rozliczania delegacji oraz ryczałtów za noclegi nie ponosząc z tego tytułu żadnych dodatkowych opłat. Wiarygodne dane na podstawie, których następuje rozliczenie delegacji to brak nadużyć i błędów. Automatyzacja nie wymaga angażowania dodatkowych osób do skomplikowanego procesu rozliczania.